دیجیتالی‌کردن فرم‌ها و خدمات اداری به‌تنهایی برای ایجاد یک نظام اداری هوشمند کافی نیست. تجربه‌ها و رویکردهای مطرح‌شده در آلمان نشان می‌دهد که تحقق حکمرانی هوشمند به پیوند فناوری، داده، همکاری میان دستگاه‌ها و مشارکت شهروندان نیاز دارد؛ رویکردی که می‌تواند فرایندهای اداری را ساده‌تر کند، تصمیم‌گیری را بهبود بخشد و تعامل دولت با بنگاه‌های اقتصادی را افزایش دهد.
به گزارش پایگاه خبری حکمرانی هوشمند، به نقل از وب‌سایت تخصصی اقتصاد دیجیتال بادن-وورتمبرگ آلمان (Wirtschaft Digital BW)، در مقاله‌ای که در اکتبر ۲۰۲۶ منتشر شده، تأکید شده است که مدیریت هوشمند زمانی شکل می‌گیرد که فناوری و داده در کنار شیوه‌های تازه همکاری قرار گیرند و به استفاده بهتر از دانش و تصمیم‌گیری مؤثرتر منجر شوند.
حکمرانی هوشمند چیست؟
در این مقاله، حکمرانی هوشمند پاسخی به پیچیدگی‌های فزاینده جامعه متصل و دانش‌محور معرفی شده است؛ جامعه‌ای که در آن اطلاعات، فناوری، شفافیت، انعطاف‌پذیری و همکاری اهمیت روزافزونی پیدا کرده‌اند.
بر این اساس، حکمرانی هوشمند تنها به استفاده از ابزارهای دیجیتال محدود نمی‌شود، بلکه مجموعه‌ای از نگرش‌ها، روش‌ها و اقدامات را در بر می‌گیرد. یکپارچگی، نوآوری، تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد، توجه به نیازهای شهروندان، کارآمدی، شفافیت و تاب‌آوری از اصول محوری این رویکرد به شمار می‌روند.
هدف آن است که دولت و دستگاه‌های اداری با استفاده هوشمندانه و هماهنگ از فناوری، وظایف عمومی را مؤثرتر انجام دهند و در برابر تغییرات محیطی و بحران‌ها توان سازگاری بیشتری داشته باشند.
نقش داده و فناوری در تحول نظام اداری
راهکارهای دیجیتال می‌توانند بخش‌های مختلف عملکرد دولت را متحول کنند. ایجاد درگاه‌های یکپارچه برای خدمات اداری، استفاده از فرم‌های ازپیش‌تکمیل‌شده و اجرای اصل «یک‌بار ارائه اطلاعات» از جمله روش‌هایی هستند که از ثبت مکرر اطلاعات موجود جلوگیری می‌کنند.
همچنین پرونده‌های الکترونیکی، سامانه‌های مشترک پیگیری امور، پایگاه‌های اطلاعاتی متصل و رابط‌های تبادل داده می‌توانند همکاری میان دستگاه‌های اجرایی را بهبود دهند و انجام فرایندها را از محدوده یک سازمان فراتر ببرند.
در کنار این اقدامات، ابزارهای تحلیل فرایند می‌توانند گلوگاه‌ها و مراحل غیرضروری اداری را شناسایی کنند. گردش‌کارهای خودکار نیز قادرند وظایف تکراری و استاندارد را انجام دهند. داشبوردهای مدیریتی، پایش مستمر و تحلیل داده‌ها، اطلاعات به‌روزتری برای تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار می‌دهند.
هوش مصنوعی نیز می‌تواند در سازمان‌دهی حجم زیادی از اطلاعات، بررسی اسناد، دسترس‌پذیرکردن دانش سازمانی و پشتیبانی از کارکنان در انجام فعالیت‌های تکراری نقش داشته باشد. از سوی دیگر، سکوهای دیجیتال مشارکت شهروندان و مشورت‌های عمومی، فرصت‌های بیشتری برای گفت‌وگو و همکاری در طراحی خدمات دولتی فراهم می‌کنند.
کاهش بروکراسی و حمایت از بنگاه‌های کوچک و متوسط
مقاله اقتصاد دیجیتال بادن-وورتمبرگ، بنگاه‌های کوچک و متوسط را از بهره‌مندان مهم حکمرانی هوشمند می‌داند. این کسب‌وکارها برخلاف شرکت‌های بزرگ معمولاً واحدهای تخصصی مستقلی برای رسیدگی به مجوزها، گزارش‌های اداری و درخواست‌های حمایتی ندارند؛ بنابراین، پیچیدگی‌های اداری می‌تواند بخش قابل توجهی از زمان و منابع آنها را مصرف کند.
از دیدگاه نویسندگان مقاله، ساده‌سازی و هماهنگ‌سازی فرایندها می‌تواند هزینه‌های اداری را کاهش دهد و منابع بیشتری برای فعالیت اصلی کسب‌وکارها آزاد کند. کوتاه‌شدن زمان رسیدگی به درخواست‌ها و صدور مجوزها نیز به شرکت‌ها امکان می‌دهد برنامه‌های سرمایه‌گذاری و توسعه خود را با اطمینان بیشتری اجرا کنند.
شفافیت درباره الزامات، مسئولیت دستگاه‌ها، وضعیت پرونده‌ها و مراحل بعدی، از دیگر مزایای این رویکرد است. دسترسی آسان‌تر به برنامه‌های حمایتی و خدمات مشاوره‌ای و مشارکت مستقیم شرکت‌ها در طراحی مقررات و خدمات نیز می‌تواند به شناسایی زودهنگام موانع اداری کمک کند.
چالش هوش مصنوعی و انعطاف‌پذیری در دولت
با وجود ظرفیت فناوری‌های نوین، مدیریت دولتی نمی‌تواند صرفاً بر اساس منطق شرکت‌های تجاری اداره شود. دستگاه‌های عمومی موظف‌اند اصولی مانند رعایت قانون، برخورد برابر با شهروندان، مشروعیت دموکراتیک، شفافیت و امکان پیگیری تصمیم‌ها را حفظ کنند.
از این منظر، انعطاف‌پذیری بیشتر به معنای کنارگذاشتن قواعد قانونی نیست؛ بلکه هدف، افزایش توان اصلاح و بهبود روش‌ها در چارچوبی قابل اعتماد است. استفاده از گروه‌های میان‌رشته‌ای، اجرای طرح‌های آزمایشی و آزمودن راهکارهای تازه می‌تواند به توسعه خدمات بهتر کمک کند، در حالی که فرایندهای استاندارد و دارای الزامات قانونی روشن همچنان به ساختارهای باثبات نیاز دارند.
این ملاحظات درباره هوش مصنوعی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. اگرچه این فناوری می‌تواند دسترسی به دانش را سریع‌تر کند و در آماده‌سازی تصمیم‌ها مؤثر باشد، حفاظت از داده‌ها، قابلیت توضیح و پیگیری تصمیم‌ها، برخورد برابر و حفظ مسئولیت انسانی باید تضمین شود. هرچه نقش هوش مصنوعی در تصمیم‌های اداری بیشتر شود، ضرورت تعیین مسئولیت‌ها و ایجاد سازوکارهای نظارتی نیز افزایش می‌یابد.
نمونه‌های اجرایی در ایالت بادن-وورتمبرگ
این مقاله سه نمونه از اقدامات اجرایی در بادن-وورتمبرگ را معرفی می‌کند. نخست، سامانه دریافت دیجیتال درخواست‌ها با عنوان BW-Empfangsclient است که به نهادهای ایالتی و محلی امکان می‌دهد درخواست‌های الکترونیکی شهروندان و شرکت‌ها را به‌صورت امن دریافت کنند؛ حتی اگر دستگاه مربوط از نرم‌افزار تخصصی مستقلی برخوردار نباشد. این ابزار از پایان سال ۲۰۲۵ در دسترس قرار گرفته و به‌صورت رایگان در اختیار نهادهای ایالتی و محلی قرار داده شده است.
نمونه دوم، «طرح جامع بنگاه‌های متوسط» است که فرایندهای اداری را از دیدگاه شرکت‌های متوسط بررسی می‌کند. توسعه خدمات دیجیتال، همکاری بهتر میان دستگاه‌ها، جلوگیری از درخواست چندباره اطلاعات و آزمودن عملی راهکارها از جمله محورهای آن است.
نمونه سوم، ائتلاف کاهش بار اداری در بادن-وورتمبرگ است که با مشارکت دولت و بخش اقتصادی، الزامات گزارش‌دهی و مستندسازی را بررسی می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند مواردی را که بار اداری زیادی ایجاد می‌کنند گزارش دهند تا امکان حذف یا ساده‌سازی آنها ارزیابی شود.
انتهای پیام
